Een bijzondere realisatie van een nieuwe ziekenhuisapotheek

Een bijzondere realisatie van een nieuwe ziekenhuisapotheek

“Wanneer ik terugkijk op dit project dan ben ik vooral trots op hoeveel plezier we als team hebben beleefd in deze samenwerking. Hard werken is niet erg, maar wanneer het ook nog plezierig is, dat maakt het een stuk leuker. In dit team hebben we optimaal gebruik gemaakt van elkaars kwaliteiten en kracht. Voor ClimaTech is deze manier van werken niet nieuw, maar in deze opzet was het zeker wel vernieuwend. Dat kwam voornamelijk door de wijze waarop de opdrachtgever de uitvraag heeft gedaan. Zo’n succes is alleen mogelijk wanneer je de juiste samenstelling van partners vindt, waarbij zowel opdrachtgever als de alliantie dezelfde visie en aanpak delen”. – Jan Donderwinkel – ClimaTech bv

Een ziekenhuisapotheek opleveren in 1,5 jaar tijd. Deze alliantie maakte het mogelijk.

Het Rijnstate ziekenhuis in Arnhem koos in 2017 voor een innovatieve en bijzondere aanpak voor de realisatie van de nieuwe ziekenhuisapotheek. Rijnstate schreef de kaders uit, stelde het budget vast en zette de uitvraag in de markt. Daarbij zocht zij naar een team van partners dat vanuit vertrouwen en gelijkwaardigheid wilde samenwerken en gezamenlijk de risico’s durfde te dragen. Het team dat hiervoor werd geselecteerd, op basis van hun presentatie en aanpak, bestond uit GAF architecten, ClimaTech bv voor de bouw van de cleanrooms, Hoppenbrouwers Techniek BV voor alle installaties en Altavilla B.V. als alliantiemanager.

De faalkosten elimineren

Rijnstate stond voor diverse uitdagingen bij de ontwikkeling van de nieuwe ziekenhuisapotheek, zoals het optimaliseren van de kwaliteit van de huidige huisvesting om zodoende weer te voldoen aan de eisen van onder andere IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd), een planning waarbij de bestaande ziekenhuisapotheek volledig operationeel zou blijven tijdens de bouwperiode, een vastgesteld budget en dat alles afgestemd op andere bouwplannen en de implementatie van een nieuw elektronisch patiëntendossier binnen het ziekenhuis. Het team van GAF, ClimaTech, Hoppenbrouwers Techniek BV en Altavilla vormde hiertoe samen met Rijnstate een alliantie die deze uitdaging aanging. De alliantie bewees dat het mogelijk was om binnen 1,5 jaar tijd een ziekenhuisapotheek op te leveren, waarbij faalkosten geëlimineerd werden door goede samenwerking en scherp risicomanagement. Hoe speelden zij dit klaar?

Transparantie: de basis van een succesvolle samenwerking

Bij het aangaan van de samenwerking in alliantievorm was het van belang dat alle deelnemende partners openstonden voor een samenwerking in volledige transparantie, op technisch inhoudelijk maar ook op financieel vlak. De alliantie bepaalde in samenspraak hoe het budget het beste kon worden ingezet. Maar ook stelden ze gezamenlijk een risicopot op voor het opvangen van mogelijke kosten, waar ze als alliantie verantwoordelijk voor waren. In deze aanpak is ‘naar elkaar wijzen’ geen optie: je moet continu samen zoeken naar de beste oplossing. Daarbij is het van cruciaal belang dat deze houding tot op de werkvloer doordringt. Zowel bij de gebruikers van de ziekenhuisapotheek als bij iedere onderaannemer die in dit proces betrokken is.

Een ontwerpfase van 3 maanden en meedenkende gebruikers

In de ontwerpfase bleek een kort en intensief traject een groot succes. Er werd in teams gewerkt en op vaste dagen gebrainstormd met de gebruikers. Zij weten tenslotte als geen ander wat belangrijk is voor hun werkomgeving. Het was bijzonder om te zien hoe betrokken zij waren in dit bouwproces; de uitdaging was echter om medewerkers mee te laten denken over de ideale setting en niet vanuit het verbeteren van de huidige werkomgeving. Met de inzet van 3D brillen stapten de gebruikers daarom virtueel in hun toekomstige werkomgeving. De architect puzzelde vervolgens alle wensen en ideeën samen tot één tekening die binnen de gestelde kaders paste. Na 3 maanden lag er een 95% ontwerptekening, naar tevredenheid van zowel gebruikers als projectbureau Bouw. Deze tekening werd bevroren en diende als uitgangspunt voor de engineeringsfase. In die fase volgden vanuit de engineering enkele optimalisaties in het ontwerp en had de gebruiker de tijd om het ontwerp met de achterban te delen.

Een ziekenhuisapotheek in bedrijf houden én een verbouwing realiseren

Dit gehele proces vroeg om efficiency in planning en organisatie. Hoppenbrouwers introduceerde de Lean methode en heeft de alliantie hierin meegenomen. De uitdaging was namelijk groot. Hoe wordt 1.600 m2 aan oppervlak verbouwing georganiseerd zonder dat de dagelijkse werkzaamheden in de ziekenhuisapotheek stil komen te liggen en er zo min mogelijk interne verhuizingen plaatsvinden? Dit leverde een interne verhuizing op die 800m m2 ruimte vrijmaakte voor het eerste deel van de verbouwing. In totaal stonden er 4 fases op de planning. Echter merkten de gebruikers zelf dat deze verhuizingen een grote impact op hun werk hadden. Met 4 fases zou de bouwperiode nog lang duren. Vanuit Rijnstate zelf kwam de vraag of het mogelijk was om de verbouwing in minder fases uit te voeren. De aannemer onderzocht dit, en het was mogelijk als hiervoor een tijdelijke werkruimte zou worden gevonden buiten het huidige oppervlak van de ziekenhuisapotheek. Dat lukte. De voormalige zusterflat van het ziekenhuis kwam leeg te staan en een verdieping kon in gebruik worden genomen door de apotheekmedewerkers. Hierdoor kon de verbouwing in 2 fases worden opgeleverd, in plaats van de geplande 4. Een winst in tijd, maar ook in geld. Deze versnelling in het proces zorgde er ook voor dat faseringskosten werden bespaard en er dus meer geld overbleef. Een win-win voor iedereen. De ziekenhuisapotheek is sinds april 2019 in fases teruggegeven aan de gebruiker. Wat leek als een onmogelijke opdracht is boven verwachting goed uitgepakt.

Vroeg in het proces betrokken

Naast de succesfactoren vertrouwen en transparantie, was ook de betrokkenheid bij alle fases van het project een grote succesfactor. Rijnstate stelde niet eerst een ontwerp op met een adviseur, maar betrok de realiserende partijen al heel vroeg in het proces. Dat zorgde ervoor dat iedereen wist wat de wensen waren en meedacht in de best passende oplossing. Gesprekken waren oplossingsgericht vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor één eindresultaat: een ziekenhuisapotheek gebaseerd op de kaders van de opdrachtgever en wensen van de gebruikers.

Alle partners binnen de alliantie zijn het unaniem met elkaar eens: ze zouden het zo weer willen doen. Het opent de deur voor meer soortgelijke samenwerkingen voor andere en toekomstige projecten.

Terug naar overzicht

ClimaTech: “Wij bouwen niet alleen, maar denken ook met u mee.”